Wissen, wie's geht

E-Mail

E-Mails – die elektronischen Varianten der guten alten Briefe – haben viele Vorteile: Sind schnell, praktisch und preisgünstig. Anders als die Briefpost treffen sie blitzschnell beim Empfänger ein und zwar unabhängig von der Entfernung. Mails sind vielseitiger als ein Fax, können sie doch auch Bilder, Musik oder Videos gleich mit transportieren. Sie sind weniger störend und billiger als ein Telefonat. Für die weltweite Kommunikation gibt es zurzeit kein preisgünstigeres und schnelleres Medium. Und selbst leidenschaftliche Verfechter handgeschriebener Briefe schätzen die Vorzüge der digitalen Post. Sowohl im privaten wie im beruflichen Alltag ist E-Mailing eben unschlagbar.

Übersicht

E-Mail-Programm
E-Mail-Adresse
E-Mail schreiben, beantworten und weiterleiten
Empfänger - Im Zweifel lieber blind
Attachment
Rückläufer
Spam
Viren und Hoaxes

Wenn Kinder mailen
Die Links im Überblick

E-Mail-Programm

Um E-Mails zu schreiben und zu empfangen, braucht man eine E-Mail-Adresse und einen Internet-Anschluss. Nützlich ist zudem noch ein E-Mail-Programm, das meist bereits auf dem Computer installiert ist, in der Regel Microsoft Outlook Express. Man kann aber auch andere Programme, zum Beispiel Thunderbird, aus dem Internet herunterladen.

E-Mail-Adresse

Die Anschrift eines elektronischen Briefkastens bekommt man entweder bei seinem Provider, also z.B. T-Online, AOL oder MSN oder aber auch bei einem der Freemail-Anbieter wie gmx.de, web.de oder google. Eine typische E-Mail-Adresse sieht so aus: anna.maier@aol.com. Links vom @ steht immer der Name des Benutzers, rechts vom @ der Anbieter, der den E-Mail-Service zur Verfügung stellt. Oft ist aber der eigene Name als E-Mail-Adresse bereits vergeben. Das trifft insbesondere für Vor- und Nachnamenkombinationen zu, die häufig verkommen, etwa Anna Maier oder Hans Schröder. In diesem Fall muss man die E-Mail Adresse etwas modifizieren. Einige Freemail-Anbieter schlagen noch freie Alternativadressen vor.

E-Mail schreiben

"Neue Nachricht" oder "E-Mail schreiben", "Verfassen" oder "Compose mail" - sobald dieser Befehl in der Menuleiste des Mailers angeklickt ist, kann das Schreiben beginnen: Zunächst wird der Adressat in das Feld "An" eingetragen oder aus dem Adressbuch einfügen. Das wird sich allerdings erst im Laufe der Zeit füllen. Ganz praktisch: Bekommt man eine Mail, lässt sich die Absenderadresse durch einen Klick auf die rechte Maustaste ins Adressbuch übernehmen.

Die eigene Adresse muss beim Versenden nicht angegeben werden, denn die kann der Empfänger der Mail automatisch sehen. Wer möchte, dass weitere Informationen – etwa auch die postalische Adresse, Telefonnummer etc. auf jeder versendeten Mail erscheinen, kann diese "Signatur" im Menupunkt "Extras" oder "Optionen" des Mailprogramms festlegen.

Der Betreff

In der Betreffzeile wird der Empfänger schon vorab über den Inhalt der E-Mail informiert und kann ihren Stellenwert einschätzen. Die Betreffzeile kann entscheidend dafür sein, ob eine Mail sofort gelesen, zur Seite gelegt oder gar direkt gelöscht wird. Der Betreff sollte also stets genannt und so formuliert werden, dass er kurz und prägnant den Inhalt oder das Anliegen des Schreibens verrät.

Knapp aber herzlich

E-Mails sollten sich durch einen kurzen und knappen Stil auszeichnen. Das bedeutet aber nicht, ganz und gar auf Höflichkeitsformeln und einen netten Umgangston zu verzichten. Sich im ersten Satz für eine erhaltene Mail zu bedanken oder durch eine persönliche Ansprache ("Ich hoffe, Sie hatten einen schönen Urlaub") eine positive Atmosphäre zu schaffen, kann auch in einer elektronischen Nachricht nicht schaden.

Klein oder groß?

Es gilt zwar als schick und modern, nur die Kleinschreibung zu nutzen, man erschwert aber damit dem Adressaten unnötigerweise das Lesen. Denn manche Wortkombinationen werden erst durch Groß- und Kleinschreibung eindeutig. Gern zitiertes Beispiel: der gefangene Floh / der Gefangene floh. Handelt es sich hier um den gefangenen Blutsauger oder um den entwischten Sträfling? Wörter oder ganze Sätze in Großbuchstaben sind im Internet gleichbedeutend mit Schreien. Dieser Verdacht sollte weder in geschäftlichen noch in privaten E-Mails entstehen. AUSSERDEM LASSEN SICH TEXTE, DIE NUR IN GROSSBUCHSTABEN GESCHRIEBEN SIND, ÄUSSERST SCHLECHT LESEN.

Rechtschreibung

Auch Tipp- und Rechtschreibfehler müssen nicht sein. Eine von Fehlern strotzende Mail ist nicht lässig - sondern nachlässig. Man kann seine Mail vorweg in einem Standard-Textverarbeitungsprogramm mit aktivierter Rechtschreibprüfung schreiben und anschließend den Text in den Mailer kopieren oder, falls vorhanden, das Rechtschreibprogramm im Mailer nutzen. Das wird dann jeweils vor dem Versand der E-Mail aktiv.

Abkürzungen

Die Kombination von Zahlen und Wortfetzen oder das gnadenlose Abkürzen von Begriffen ist zwar modern, aber nur für Eingeweihte zu verstehen. "fyi" (for your information) ist vielleicht noch bekannt aber andere Kürzel, die zum Beispiel in Chats gang und gäbe sind, gehören längst nicht zum Allgemeinwissen. Sie sollten daher in Mails möglichst nicht genutzt werden.

Antworten

Im schnellen Medium werden auch schnelle Antworten erwartet. Und wenn es nur ein kurzer Dank oder die Bestätigung dafür ist, dass die Mail angekommen ist. Am einfachsten geht das, indem man auf den Schalter "Antworten" in der Symbolleiste klickt. Der Text der ursprünglichen Mail hängt dann der Antwort an. Das kann sinnvoll sein, denn wer viel mailt, vergisst möglicherweise, was er vor kurzem geschrieben hat - und so hat er Brief und Antwort in einer Mail vor Augen.

Vorsicht mit Ballast

Aber Vorsicht: Wird die Mail im Ping-Pong-Verfahren mehrmals hin- und hergeschickt, dann wird sie immer umfangreicher - bleiben doch die alten Texte erhalten. Empfehlenswert ist es, bei solchem Mailwechsel ältere Textteile hin und wieder zu löschen.

Weiterleiten

Mails, die man bekommen hat, lassen sich auch ganz einfach an andere Personen weiterleiten. Ein Klick auf den "Weiterleiten"-Button und schon kann die Nachricht auch an andere verschickt werden.

"Dicke" Mails

Mail-Anhänge von mehr als einem Megabyte sollte man nicht ungefragt verschicken, sondern in einer separaten Mail ankündigen. Das spart allen, die nur per Modem am Netz hängen, viel Wartezeit.

So einfach wie möglich

Wenn man im Text etwas hervorheben möchte, kann man jeweils vor und nach der gewünschten Hervorhebung die Sternchentaste betätigen. Das ist allemal besser, als eine Mail im Layout- freundlichen HTML Format zu verschicken. Hier lässt sich zwar das eigene künstlerische Talent gnadenlos ausleben, aber dem Empfänger macht man damit keine Freude: Abgesehen vom höheren Speicherbedarf, den HTML-Mails im Gegensatz zu Text-Mails haben, können sie leichter Viren transportieren.

Im Zweifel lieber blind

Die elektronische Post sieht drei verschiedene Adresszeilen vor. Und die gilt es, richtig einzusetzen. An, CC und BCC stehen zur Auswahl. In der An-Zeile wird der Adressat eingetragen, für den die Mail gedacht ist. Unter CC (steht für Carbon Copy und bedeutet Kopie) erscheinen all die, die eine Kopie dieses Schreibens bekommen sollen. So erfährt auch der ursprüngliche Empfänger, wer außer ihm mit dieser Nachricht versorgt wurde. Wer das vermeiden will, setzt diese Kopie-Adressen in die BCC-Zeile (das steht für Blind Carbon Copy und bedeutet Blindkopie). Blind deshalb, weil alle Adressen, die an dieser Stelle eingetragen werden, bei keinem der Empfänger angezeigt werden. In der Regel wird diese Blindkopie genutzt, wenn man eine große Anzahl von Empfängern gleichzeitig anschreibt. Dann wird praktischerweise die eigene E-Mail Adresse in die Empfängerzeile und alle anderen Adressaten in die BCC Zeile gesetzt. Denn schließlich soll man nicht leichtfertig andere E-Mail Adressen weitergeben. Außerdem listen manche Mailprogramme alle Adressaten am Anfang der Mail auf, vor der eigentlichen Nachricht. Das ist für den Empfänger ziemlich lästig, muss er doch vor dem Lesen erst einmal umständlich nach unten scrollen.

Attachments

Attachments sind Dateien, die man an eine E-Mail anhängt. Dieser Anhang kann Texte, Bilder, Fotos, Programme oder Videos enthalten. Erhält man selbst eine E-Mail mit einem Anhang, muss dieser extra geöffnet werden. Er wird nicht mit dem E-Mail-Programm gelesen, sondern mit der jeweils zum Anhang passenden Software. Gerade bei Attachments besteht die Gefahr, dass sich dort ein Virus, Wurm oder Dialer verbirgt. Deswegen sollte man nur Anhänge öffnen, die man von vertrauenswürdigen Menschen bekommen hat und die vorher angekündigt wurden. Auch sollte ein Attachment nicht direkt aus einem E-Mail-Programm geöffnet werden. Sicherer ist es, den Anhang zunächst auf der Festplatte zu speichern und von einem Anti-Virenprogramm überprüfen zu lassen.

Rückläufer

"Mail delivery failed" – Mails mit diesem Absender sind so genannte Rückläufer, das heißt, sie konnten nicht zugestellt werden. Möglich, dass der Adressat virtuell umgezogen ist und nun eine andere Adresse hat, am häufigsten liegt die misslungene Zustellung aber daran, dass man sich beim Eingeben der E-Mail Adresse vertippt hat.

Spam

Spam, also unerwünschte Werbe-E-Mails, verstopfen zunehmend die Internet-Briefkästen, denn die lästigen Reklamebotschaften werden zu Millionen verschickt. Zwar ist Spamming nach deutschem Recht nicht erlaubt und auch in den Geschäftsbedingungen seriöser Provider verboten, trotzdem finden Spam-Versender immer wieder Mittel, um ihre Reklame-Mails massenhaft an den Mann oder die Frau zu bringen.
Wer glaubt, mit einer erbosten Antwort-Mail den Spamversender erfolgreich zu vergraulen, der irrt. Denn gerade solch ein Bestätigungsschreiben belegt, dass die Reklame-Mail angekommen ist. Und schon gilt man als sicherer Adressat für weitere Werbemüll-Sendungen.

Beim Hausbriefkasten ist es leicht: Einfach ein Aufkleber "Bitte keine Werbung" auf die Klappe und schon ist der Briefkastenbesitzer ziemlich sicher vor unerwünschtem Werbemüll. Bei E-Mail-Briefkästen ist das nicht so einfach: Doch es gibt ein paar Möglichkeiten, dem Spamming (zumindest teilweise) zu begegnen.
Die Werbemails im eigenen Postfach werden deutlich weniger, wenn die elektronische Post erst durch den Online-Filter des eigenen E-Mail-Dienstes (z.B. web.de, gmx.de, aol.de, T-Online) und dann durch ein Filterprogramm des E-Mail-Programms geprüft wird.

Filtersoftware wie z.B. das kostenlose OpenSource-Programm Spampal ergänzt das gewohnte E-Mail-Programm und verhindert viele lästige Werbemails. In E-Mail-Programmen wie Outlook 2003 oder Thunderbird sind Filter schon integriert.

Wer oft seine E-Mail-Adresse beim Einkauf oder bei Gewinnspielen im Netz angibt, wird in seinem Postfach schnell unerwünschte Spam-Mails finden. Deshalb ist es ratsam, sich eine zweite E-Mail Adresse bei einem Freemailanbieter zuzulegen. Wird die Flut der Spam-Mails im Postfach zu groß, kann die Adresse gewechselt werden. Viren

Viren

Um sich zu verbreiten, brauchen die Viren ein Transportmittel: Das sind Datenträger wie Disketten, CD-ROMs oder USB-Sticks, Downloaddateien aus dem Internet oder E-Mail-Anhänge, die Attachments. Am häufigsten werden Viren per E-Mail weitergegeben. Versteckt sind sie oft in Dateien mit den Endungen .exe, .com, .doc oder .xls. Auf jeden Fall sollte man auf seinem Rechner ein Anti-Viren-Programm installieren und dieses auch regelmäßig updaten. Die Stiftung Warentest hat die gängigen Anti-Viren-Programme geprüft. Am besten hat dabei Kapersky Anti-Virus Personal 5.0 abgeschnitten. Preis: Etwa 37 Euro für ein Jahr. Laut Testergebnis nicht ganz so sicher, aber durchaus empfehlenswert und für Privatanwender unentgeltlich, ist die H-BEDV AntiVir Personal Edition.

Hoaxes

Manche Leute machen sich einen Spaß daraus vor Viren zu warnen, die es gar nicht gibt und schicken E-Mail-Rundbriefe an viele Adressaten, die wiederum möchten ihre Bekannten warnen und schicken die Mail weiter. Andere beliebte Falschmeldungen bzw. Hoaxes sind Kettenbriefe, die Ihnen von vermeintlich tragischen Schicksalen erzählen oder Geld versprechen, wenn die Mail nur an genügend viele Leute weitergeleitet wird. Die meisten Hoaxes sind so aufgebaut, dass sie mit einem Aufhänger beginnen, der Seriosität vermitteln soll, und mit einer Aufforderung enden, diese Mail möglichst allen Bekannten zu schicken. Solche Rundmails sollten generell nicht ernst genommen und gelöscht werden.

Wenn Kinder mailen

Kinder, die im Netz aktiv sein möchten, benötigen eine eigene geschützte E-Mail-Adresse, hinter der niemand den echten Namen erkennen kann. Es gibt nur wenige kostenlose Mail-Anbieter, die für Kinder solch ein Angebot zur Verfügung stellen, dazu zählen Lizzynet (für Mädchen) und Spiolino. Eltern können allerdings auch eine zweite E-Mail-Adresse für Ihre Kinder bei Ihrem Provider oder einem der Freemailanbieter einrichten. Wichtig ist, dass eine Adresse nur für den Kontakt mit Freunden reserviert wird und auch nur an diese weitergegeben werden darf. Die zweite Adresse kann das Kind bei seinen Ausflügen ins Internet verwenden. Der Posteingang dieser Adresse sollte von Eltern überprüft werden. Die Adresse kann bei Bedarf geändert werden, sofern sie unerwünschte Werbung empfängt.

Die Links im Überblick

Tipps und Hilfen

http://www.internet-beschwerdestelle.de
Der Beschwerdestelle des Verbands der deutschen Internetwirtschaft eco und der Freiwilligen Selbstkontrolle Multimediadiensteanbieter können per Mail unerwünscht eingetroffene Spams übermittelt werden.
http://www.bsi-fuer-buerger.de/
Das Sicherheitsportal des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik informiert über Risiken im Internet und gibt Tipps zur Vermeidung der Gefahren.
http://www.focus.de/D/DD/DD176/dd176.htm
Beim Magazin Focus kann man seine E-Mail- Kenntnisse testen.
http://www.tu-berlin.de/www/software/hoax.shtml
Diese Seite der Die Technische Universität Berlin informiert umfassend und aktuell über Hoaxes.