Tipps & Tricks (vormals Dr. Surf)

Word-Dokumente schlank und schnell (03.04.2009)

Das Problem kennt jeder, der mit Word umfangreiche Dokumente erstellt oder bearbeitet, etwa reich bebilderte Hausaufgaben: Gleich nach dem Laden des Dokuments wird Word langsam und träge. Dieser Effekt lässt sich vor allem dann beobachten, wenn ein Dokument viele Bilder enthält.

Mit einem einfachen Trick lässt sich diese unschöne Trägheit der Textverarbeitung allerdings vermeiden. Wichtigste Maßnahme, damit Word auch bei voluminösen Dokumenten schnell bleibt: Fotomaterial nicht direkt ins Dokument einfügen, sondern als Verknüpfung. Dann werden die Daten nicht ins Dokument eingefügt, sondern nur eine Verknüpfung, die auf die Original-Bilddatei in einem gesonderten Ordner auf der Festplatte verweist. So bleibt das Dokument schlank und beweglich. Trotzdem stehen Grafiken und Fotos bei Bedarf jederzeit zur Verfügung, Mausklick genügt. Um ein Bild als Verknüpfung einzufügen, im Dialogfenster "Grafik einfügen" auf den kleinen Pfeil neben der Schaltfläche "Einfügen" klicken und den Befehl "Mit Datei verknüpfen" aufrufen.

Deutlich verringern lässt sich die Dateigröße auch, indem Bilder direkt ins Dokument eingefügt werden. Alle eingebundenen Bilder können "geschrumpft" werden, allerdings verringert sich dadurch auch die Bildqualität. Hierzu bei Word 2007 doppelt auf ein beliebiges Bild klicken und dann auf "Bilder komprimieren". Für Word XP oder 2003 gilt: Ein Bild markieren und in der Symbolleiste "Grafik" auf das Symbol "Bilder komprimieren" klicken (das Icon mit den vier kleinen Pfeilen). Zum Abschluss "Alle Bilder im Dokument" aktivieren und die gewünschte Auflösung wählen. Wer das Dokument ausdrucken will, wählt am besten die Einstellung "Drucken 200 dpi". Mit OK lassen sich alle Bilder dann wunschgemäß verkleinern.

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